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Jobcenter Tempelhof-Schöneberg bekommt die eAkte

Jobcenter Berlin Tempelhof-Schöneberg mit eAkte

Im Jobcenter Berlin Tempelhof-Schöneberg wird die Verwaltung modernisiert, ein großer Teil der Arbeit von Druckköpfen und Bildtrommeln in Laserdruckern wird künftig von Prozessoren und Bildschirmen übernommen. Die elektronische Akte wird eingeführt, künftig wird mit weniger Papier gearbeitet.

Einführung ab 5.März 2018

Mit Hilfe der elektronischen Akte werden ab 05. März 2018 im Jobcenter Berlin Tempelhof-Schöneberg die klassische Aktenhaltung und alle Dokumente nach und nach abgelöst. Das Jobcenter wird hierdurch zu einem papierarmen Dienstleister – Kundinnen und Kunden können aber weiter wie gewohnt unter Angabe ihrer Bedarfsgemeinschaftsnummer (Format: 92210//xxxxxxx) ihre Anliegen per Brief oder per E-Mail adressieren. Der Nutzen für die Kundinnen und Kunden wird sich schnell einstellen: künftig gibt es weniger Wartezeiten und schnellere Auskünfte.

Alles auf dem Schirm – Datenschutz hat Vorrang

Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der „richtigen“ Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.

Kundinnen und Kunden profitieren von moderner Technik

Auskünfte können schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar ist und nicht gerade im Haus unterwegs ist oder erst aus einer Ablage geholt werden muss. Auch können die Bearbeitungszeiten sinken, weil es weniger Lauf-, Such- und Transportwege gibt. Die elektronische Akte ist zugleich Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft.

eAkte wird im Jobcenter eingeführt
Das Jobcenter Berlin Tempelhof-Schöneberg führt ab 5. März 2018 die eAkte ein. Ganz so einfach wie auf dem Foto ist es aber nicht. Alle Dokumente werden weiter auf Papier eingereicht und dann per Scanner eingescannt und digitalisiert – Foto: Bundesagentur für Arbeit

Einreichen von Unterlagen weiter auf Papier

Ganz ohne Papier geht es nicht. Alle Unterlagen und Anträge werden wie gewohnt auf Papier eingereicht.
Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Alle Unterlagen sollen in Kopie eingereicht werden. Diese Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch 8 Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Am besten also nur dann Originale ans Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden.

Die elektronische Aktenführung schafft Platz

Die Jobcenter verarbeiten gewaltige Mengen an Dokumenten in ihren Aktenvorgängen. Die durchschnittliche Akte von Kundinnen und Kunden eines Jobcenters umfasst 300 Seiten, oft auch mehr. Bundesweit lagern zurzeit fast 5 Milliarden Blatt Papier (Stand August 2016) in den Jobcentern. Täglich würden ohne die Einführung der eAkte rund 1,8 Millionen Blatt Papier hinzukommen.

Die elektronische Akte hilft als dabei, die Papier-Flut einzudämmen. Mittelfristig sollen damit auch Lagerkapazitäten im Jobcenter gespart werden.

Weitere Informationen:

Jobcenter Berlin Tempelhof-Schöneberg

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