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News aus der Redaktion: „824 Mal DSGVO“

Tempelhof-Schöneberg-Zeitung

Der Stichtag 25.Mai 2018 mit Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung hat bisher viel ungeplanten Mehraufwand verursacht. In der Redaktion sind binnen wenigen Tagen 824 Datenschutz-Mails eingegangen, in denen das Opt-In von Newslettern und Presseverteilern neu angefragt wurde. Aus Tempelhof-Schöneberg kamen immerhin 13 DSGVO-Mails.

Das Problem bei der Mail-Verarbeitung: es sind in der Regel keine strukturierten Daten. In Pressemails liegen unterschiedliche Datensätze vor: Firmendaten, Behörden, Vereine, Mitveranstalter, Sponsoren und dazu PR-Agenturen und Einzelpersonen. Dazu kommen noch die Logos von Sponsoren, die auch rechtlichen Beschränkungen unterliegen.

In der Mail zur Ankündigung des Spielfestes sind es etwa drei Personen mit öffentlichen Ämtern, von der Bezirksbürgermeisterin über den Jugendstadtrat bis zur übermittelnden Pressestelle. Dazu kommen zwei Vereine, ein Organisator und diverse Sponsoren die genannt werden.

Wie soll man mit diesen Daten umgehen, die in der Regel „presseöffentlich“ übermittelt wurden? Wie werden die Daten verarbeitet? Was ist zur Veröffentlichung bestimmt, was muss geschützt werden?

Öffentlicher Medienraum und getrennter Datenschutzraum

Die Antwort ist auf den ersten Blick einfach: Zur Veröffentlichung übermittelte Daten in Mails sind im Prinzip öffentlich, und unterliegen dem Medienprivileg und der Pressefreiheit.

Auf den zweiten Blick aber ist es nicht mehr einfach: darf die Funk-Telefon-Nummer des Jugendstadtrates oder des Organisators veröffentlicht werden? Natürlich nicht – diese Daten sind nur für Pressenachfragen zu verwenden. Aus Datenschutz-Sicht wird plötzlich jede Mail zum „schwer zu ordnenden System“. Eine Datenerfassung in einer Adressdatenbank verbietet sich aufgrund eines immens hohen Aufwandes. Eine Lösung mit automatischer „Semantic Content Analytics“ (SCA) ist schon „Middleware“ und erfordert hohe Investitionen. Vor allem aber gibt es immer auch Ausnahmen, die kaum formalisiert werden können, und auf Absprachen und Vertrauensregeln beruhen.

Grundsätzlich gilt: Zur Veröffentlichung bestimmte Informationen und zu schützenden Informationen müssen bei jedem redaktionellen Vorgang voneinander getrennt werden. Vor allem Abo-Informationen, Anzeigenbuchungen und Rechnungswesen sind getrennt zu halten. Einfache Mail-Postfächer reichen dazu nicht mehr aus. Es müssen auch technische Vorkehrungen getroffen werden, die auch die Einrichtung technisch voneinander getrennter Mail- und Redaktionssysteme vorsehen.

Dies erhöht natürlich den internen Aufwand. Und erfordert einen weiteren wichtigen Schritt auf dem Weg zum Aufbau einer arbeitsteiligen Verlagsorganisation. Kunden-Organisation, Abo- und Anzeigen-Technologien werden daher demnächst gänzlich ausgelagert. Die „SmartCity-Internetseite“ soll dazu ab 1.7.2018 laufen.

Die Nachrichtendichte ist daher derzeit wegen der Umstellungsarbeiten eingechränkt.

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m/s
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